Januar 2022 - tprime IT-Dienstleister

Professionelle E-Mail-Adresse für Ihre Firma

Was müssen Sie beachten?

Sie nutzen bisher auch einen Freemail-Anbieter für den elektronischen Nachrichtenaustausch? Spricht erstmal nichts dagegen. Allerdings sollten Sie aufpassen. Denn Freemail-Domains in Ihrer E-Mail-Adresse lassen Ihr Unternehmen nicht besonders seriös wirken. Vor allem in der Geschäftswelt werden fragwürdige Adressen nicht gern gesehen.

Wir erklären Ihnen daher, wie Sie seriöse Adressen erstellen können und damit Kunden für sich gewinnen können.

Aufbau einer E-Mail-Adresse

Eine E-Mail-Adresse besteht aus drei Teilen:

Name (z.B. von Ihnen oder Ihrem Unternehmen)
@-Symbol (bei jeder Mail-Adresse vorhanden)
Domain
- Domainname (bei Freemail: Name des Mail-Servers, bei eigener Domain: Name/Firma)
- Domainendung (meistens die Länderkennung)

Jede E-Mail-Adresse kann weltweit nur einmal vergeben werden und steht somit nur Ihnen zur Verfügung. E-Mail-Adressen können nicht geändert, aber jederzeit wieder gelöscht werden. Da dem Empfänger einer E-Mail anhand von E-Mail-Adresse und Betreff entscheidet, ob die Nachricht als seriös bewertet und geöffnet wird oder direkt im Papierkorb landet, sollten Sie Ihre Wahl sorgsam treffen. Mit einer seriösen E-Mail-Adresse signalisieren Sie wesentlich mehr Professionalität und können so auch Ihre Verkäufe steigern.

Schon gewusst? Vor allem Firmen im Bereich Einzelhandel und Handwerk benutzen Freemail-Anbieter.

Wesentliche Punkte, worauf Sie achten sollten

Im Internet gibt es einige Anbieter für eigene Domains. Haben Sie eine Domain gefunden, die noch nicht vergeben wurde, können Sie nach dem Kauf Ihre E-Mail-Adresse direkt personalisieren. Dabei gilt:

Name der adressierten Person und Firmenname sollte in der Adresse zu finden sein (z.B. maxmustermann@tprime.eu oder mustermann@tprime.eu).

Wenn Sie auf eine Abteilung oder allgemeines Thema verweisen möchten, stellen Sie den Namen der Abteilung/des Themas voran (z.B. marketing@tprime.eu oder info@tprime.eu).

Wählen Sie eine kurze, übersichtliche E-Mailadresse.

Kreative E-Mail-Adressen wirken unprofessionell oder führt möglicherweise dazu, dass Sie ernst genommen werden.

Unseriöse Beispiele	Seriöse Beispiele
hubbabubba235@gmx.de	mustermann@tprime.eu
maxmustermann-informationstechnik @tprime.de	max.mustermann@tprime.eu
beatemusterfrau.tprime@yahoo.de	sekretariat@tprime.eu

Ihre Vorteile mit einer professionellen Adresse

1. Frei Wahl in der Benennung

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse bei einem Freemail-Anbieter wie web.de oder gmx.de nutzen, kann es vorkommen, dass die gewünschte Kombination bereits vergeben ist. In diesem Fall müssen Sie sich Alternativen für den lokalen Teil Ihrer E-Mail-Adresse (Teil vor dem @-Symbol) überlegen. Nutzen Sie stattdessen eine eigene Domain, bestehen diese Einschränkungen nicht. Nur Sie können sich E-Mail-Adressen passend zu Ihrer eigenen Domain anlegen.

2. Keine Werbung

Kostenlose Freemail-Anbieter finanzieren sich über Werbung. So sehen entweder Sie die Werbung auf der Nutzeroberfläche oder der Empfänger bekommt sie an den Mailtext angehängt. Das verhindern Sie mit einer eigenen Domain.

3. Mehrere Postfächer

Wenn Ihr Mailhostingpaket mehrere Postfächer anbietet, können Sie für alle Mitarbeiter in Ihrer Firma ein eigenes Postfach mit der gleichen Domain anlegen (z.B mustermann@tprime.eu, müller@tprime.eu)

Weitere Gründe für eine eigene Domain

Absetzung von Konkurrenz (Positionierung vor dem Kunden)

Ein einheitlicher Auftritt zu den Kunden erzeugt viel Vertrauen und Professionalität. Viele Ihrer Mitbewerber haben dieses Verständnis noch nicht. Setzen sie sich ab und bieten Sie somit Ihren Kunden ein bestmögliches Erlebnis mit Ihrem Unternehmen.

Keine Zuordnung als Spam

Häufig werden Mails von Freemail-Adressen als Spam oder „nicht relevant“ eingeordnet. Daher passiert es nicht selten, dass solche E-Mail-Adressen schneller im Spam/Junk Ordner landen als Adressen von einem professionellen Anbieter wie z.B. Microsoft 365.

Skalierung

Mit Lösungen wie z.B. Microsoft 365 kann das Unternehmen auch langfristig Ihre E-Mail und restliche IT-Infrastruktur einfach erweitern. Bei neuen Mitarbeitern können schnell und unkompliziert Postfächer erstellt und hinzugefügt werden.

Fazit: Zeigen Sie Ihre Qualität

Eine eigene E-Mail-Domain mit einer professionellen E-Mail-Adresse kann also viel bewirken. Sie kann entscheidend zu Ihrem Erfolg als Unternehmer beitragen, da Sie bei den Empfängern Vertrauen schafft und Professionalität suggerieren.

Sie brauchen einen geeigneten IT-Dienstleister, der das für Sie einrichtet? Kontaktieren Sie uns!

Backup von Microsoft 365

Backup von Microsoft 365: Warum Sie das auf jeden Fall machen sollten!

Wie Sie einen Datenverlust vermeiden

Die Nutzung von Microsoft 365 nimmt in Unternehmen immer weiter zu. Mit den cloudbasierten Systemen können Sie und Ihre Mitarbeiter überall und zu jeder Zeit Dokumente erstellen und bearbeiten. Ein echter Vorteil, wenn man auf mobile Arbeit oder Homeoffice setzt. Doch sind die in der Cloud abgespeicherten Daten auch wirklich vollständig gesichert? Und haben Sie vollen Zugriff auf alle benötigten Dokumente? Diese Fragen werden oft mit „na klar“ beantwortet. Doch sind Sie sich da sicher?

Das große Missverständnis

Ein Umstieg auf die Cloud entlastet die IT-Infrastruktur bei Problemen mit Verwaltung, Sicherheit und Aktualisierung. Microsoft bietet hierfür seinen Kunden eine Vielzahl von Serviceleistungen an. Doch der Fokus liegt auf dem Management der Office 365-Infrastruktur und deren Verfügbarkeit für die Anwender. Die Verantwortung für Ihre Daten liegt bei Ihnen oder Ihrem Unternehmen. Gehen Sie nicht davon aus, dass mit Microsoft Ihre Daten in der Cloud vollständig gesichert sind. Heißt: Benutzen Sie Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen, lassen Sie die Cloud von Ihren IT-Dienstleister zusätzlich schützen. Mit den richtigen Backuplösungen sichern Sie Ihre Daten überall und können diese bei Bedarf zu jedem Zeitpunkt wiederherstellen.

Sie selbst müssen sicherstellen, dass Sie Zugriff und Kontrolle über Ihre Daten in Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business und Microsoft Teams haben.

Vier Beispiele: Warum die Sicherung von den Microsoft 365-Daten so wichtig ist und was Sie wissen sollten:

1. Unbeabsichtigtes Löschen

Wenn Sie Benutzer oder Daten versehentlich löschen, verschwinden diese vom gesamten Netzwerk samt OneDrive und Postfach. Microsoft 365 hat zwar ein hohes Sicherheitsniveau und ein paar „Backup-Funktionen“, allerdings sind diese allein nicht ausreichend, um massive Datenverluste zu vermeiden. Der kurze Aufbewahrungszeitraum oder eine unwiderrufliche Löschung der Daten von Microsoft 365 an allen Standorten können hier zu einem ernsthaften Problem werden.

2. Aufbewahrungsrichtlinien

Jeder Microsoft 365 Benutzer in einem Unternehmen unterliegt den zentral administrierten Aufbewahrungsrichtlinien mit entsprechendem Aufbewahrungszeitraum von Dateien. Ohne ein eigenständiges Backup sind alle Daten, deren Löschung außerhalb dieses Zeitraums liegt, unwiderruflich verloren und können nicht wiederhergestellt werden. In diesem Fall spricht man von einem „Hard-Delete“.

3. Interne und externe Sicherheitsbedrohungen

Viren und Malware dringen in Computersysteme von Unternehmen ein und verursachen große Schäden, wodurch der Schutz von internen Informationen und Kundendaten schnell stark gefährdet sind. Schwerwiegende Angriffe können von den eingeschränkten Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen von Microsoft 365 aber nicht abgewendet werden. Die Lösung: regelmäßige Backups. Sie ermöglichen Ihnen den Zugriff auf eine separate und nicht infizierte Kopie Ihrer Daten und eine schnelle Wiederherstellung.

Allerdings können auch intern Mitarbeiter durch vorsätzliches oder unbeabsichtigtes Verhalten eine Bedrohung darstellen. Durch gezieltes Löschen von Dateien oder E-Mails oder sogar unwissentliches Herunterladen von infizierten Dateien gefährden Mitarbeiter und Anwender das Unternehmen. Sind aber auch hier separate Kopien aller Daten vorhanden, können Sie Ihre Daten schnell wiederherstellen.

4. Im Fall eines Rechtsverfahrens

Lassen Sie Ihre Microsoft 365-Daten von Ihren IT-Mitarbeitern oder IT-Dienstleister zusätzlich auf ihren Backup Systemen rücksichern, hosten sie diese meistens bis zu 10 Jahre. Dateien, E-Mails und Teams Nachrichten können dort jederzeit abgerufen und wiederhergestellt werden. Im Falle eines Rechtsverfahrens werden die gesuchten Daten den erforderlichen Nachweis bringen. Das gilt auch für längst gelöschte Daten. Durch das zusätzliche Backup Ihrer Microsoft 365-Daten sind Sie also in der Lage, alle Daten der letzten Jahre zu verwalten und dabei den möglichen Gesetzesvorschriften nachzukommen.

Fazit: Arbeiten Sie von überall aus.
Schützen Sie Ihre Daten von Microsoft 365.

Ob menschliches Versagen oder Fehler im System – ein unbeabsichtigter Datenverlust ist gar nicht so selten. Mit der optimalen Backup-Lösung von Ihrem IT-Dienstleister haben Sie unbegrenzten Zugriff auf Ihre Microsoft 365-Daten sowie vollständige Kontrolle und können das Risiko von einem massiven Datenverlust vermeiden.

Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie uns und machen Sie den ersten Schritt zum sicheren Arbeiten.

Checkliste zur Auswahl externer IT-Partner

Digitale Transformation durch IT-Dienstleister

Durch den Megatrend der Digitalisierung wurden bereits in vielen Arbeitsbereichen neue Optionen der digitalen und mobilen Arbeit ermöglicht. Und die betriebliche digitale Transformation wird auch in Zukunft weiter Unternehmen in ihren Arbeitsprozessen und Organisationsmodellen nachhaltig verändern. Der beste Ansatz für eine erfolgreiche Transformation ist dabei die Zusammenarbeit mit Experten, die aufzeigen, wie alle Möglichkeiten der Digitalisierung genutzt werden können. Zusätzlich wird eine umfassende Strategie entwickelt, aus der man entnehmen kann, welchen Nutzen das für das Unternehmen hat und wie dadurch das gesamte Potenzial ausgeschöpft wird.

Sie wollen nun auch Ihr Unternehmen auf diesen Weg bringen? Wir geben Ihnen fünf Tipps an die Hand, um einen für Sie passenden IT- Dienstleister und Experten zu finden und Ihr Unternehmen langfristig zum Erfolg zu führen!

Der richtige IT-Dienstleister – 5 Tipps

Sie wollen in Ihrem Unternehmen endlich auch alle Arbeitsprozesse digitalisieren? Oder Ihr Unternehmen ist gewachsen und nun zu komplex für Ihren bisherigen IT–Dienstleister? Oder Sie sind sogar unzufrieden mit Ihrem bisherigen IT-Partner und wollen diesen wechseln? Bei der Auswahl eines geeigneten IT-Dienstleisters gibt es einiges zu beachten:

#1 Verständlichkeit / Kommunikation

Sie müssen kein Profi im Bereich der IT sein! Ein guter Dienstleister möchte Sie beraten und mit Ihnen zusammen die beste Lösung finden. Er sollte Ihnen in einer verständlichen Sprache Ihre Fragen beantworten können, ohne besonderes Fachwissen vorauszusetzen. Zusammen besprechen Sie dann den Umfang und die benötigten Leistungen.

#2 Erreichbarkeit

Ein IT-Dienstleister muss stets schnell und vor allem zuverlässig erreichbar sein. Es entstehen schnell technische Probleme oder Fragen, die Ihre Arbeit beeinträchtigen können. Daher ist eine gute und schnelle Erreichbarkeit eine ganz klare Voraussetzung. Der IT-Dienstleister sollte Ihnen telefonisch und via Fernverwaltung durch feste Ansprechpartner:innen mit Rat und Tat zur Seite stehen können.

Oft kann auch Hilfe vor Ort notwendig sein. Ein IT-Dienstleister in der Nähe ist deswegen auf jeden Fall ein Vorteil.

#3 Organisation und Verwaltung

Ihr IT-Systemhaus sollte strukturiert und organisiert arbeiten und Prozesse dabei übersichtlich und transparent festhalten. So können z.B. bei einem IT-Jahresgespräch alle bisherigen Maßnahmen zur digitalen Transformation nochmal durchgegangen und Verbesserungsvorschläge diskutiert und geplant werden.

Außerdem ist es hilfreich, wenn Ihr Dienstleister Sie bei der Verwaltung von Mitarbeiter-Konten, E-Mail-Postfächern und Lizenzen unterstützt. So behalten Sie immer den Überblick darüber, wer Zugang zu Ihrem Netzwerk hat und welche Aktionen er ausführen darf.

#4 Prävention

In einer modernen IT sollte die gesamte IT-Infrastruktur 24/7 von Ihrem IT-Partner überwacht werden. Damit kann sichergestellt werden, dass alle Geräte, Server und Computer störungsfrei laufen, es keinen Virenbefall gibt und Backups ordnungsgemäß durchlaufen. Falls Probleme auftreten sollten, werden diese frühzeitig erkannt und können – bevor es zu einem Ausfall kommt – behoben werden.

#5 IT-Sicherheit und Datenschutz

Der IT-Dienstleister sollte fachlich immer auf den neuesten Stand sein, um Ihrem Unternehmen die beste Unterstützung und Sicherheitsmaßnahmen gewähren zu können. Er sollte Sie darüber in Kenntnis setzen, mit welchen Risiken und Cyberbedrohungen Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter konfrontiert werden können. Passend zu Ihrer IT-Infrastruktur wird er Ihnen die optimale Sicherheitslösung anbieten und umsetzen. Dabei sind diese Fragen zu beantworten:

Welche Cyberbedrohungen könnten auf Sie zukommen?
Welche Soft- und Hardware-Neuerungen könnten in Frage kommen?
Was wird sich in Zukunft mit Blick auf das Thema IT verändern?
Wo gibt es Verbesserungs-, Optimierungs- oder Einsparmöglichkeiten?

Genau DAS bieten wir!

Wir sind für unsere Kunden wie eine interne IT-Abteilung. Unsere Mission ist es, unsere Kunden mit professioneller IT-Beratung zum Vorreiter Ihrer Branche zu machen. Wir stehen für kleine und mittelständische Unternehmen als Full-Service-Partner zur Verfügung und kommunizieren auf Augenhöhe.

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Die Zukunft ist digital – seien Sie Teil davon.