Backup von Microsoft 365: Warum Sie das auf jeden Fall machen sollten!
Wie Sie einen Datenverlust vermeiden
Die Nutzung von Microsoft 365 nimmt in Unternehmen immer weiter zu. Mit den cloudbasierten Systemen können Sie und Ihre Mitarbeiter überall und zu jeder Zeit Dokumente erstellen und bearbeiten. Ein echter Vorteil, wenn man auf mobile Arbeit oder Homeoffice setzt. Doch sind die in der Cloud abgespeicherten Daten auch wirklich vollständig gesichert? Und haben Sie vollen Zugriff auf alle benötigten Dokumente? Diese Fragen werden oft mit „na klar“ beantwortet. Doch sind Sie sich da sicher?
Das große Missverständnis
Ein Umstieg auf die Cloud entlastet die IT-Infrastruktur bei Problemen mit Verwaltung, Sicherheit und Aktualisierung. Microsoft bietet hierfür seinen Kunden eine Vielzahl von Serviceleistungen an. Doch der Fokus liegt auf dem Management der Office 365-Infrastruktur und deren Verfügbarkeit für die Anwender. Die Verantwortung für Ihre Daten liegt bei Ihnen oder Ihrem Unternehmen. Gehen Sie nicht davon aus, dass mit Microsoft Ihre Daten in der Cloud vollständig gesichert sind. Heißt: Benutzen Sie Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen, lassen Sie die Cloud von Ihren IT-Dienstleister zusätzlich schützen. Mit den richtigen Backuplösungen sichern Sie Ihre Daten überall und können diese bei Bedarf zu jedem Zeitpunkt wiederherstellen.
Sie selbst müssen sicherstellen, dass Sie Zugriff und Kontrolle über Ihre Daten in Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business und Microsoft Teams haben.
Vier Beispiele: Warum die Sicherung von den Microsoft 365-Daten so wichtig ist und was Sie wissen sollten:
1. Unbeabsichtigtes Löschen
Wenn Sie Benutzer oder Daten versehentlich löschen, verschwinden diese vom gesamten Netzwerk samt OneDrive und Postfach. Microsoft 365 hat zwar ein hohes Sicherheitsniveau und ein paar „Backup-Funktionen“, allerdings sind diese allein nicht ausreichend, um massive Datenverluste zu vermeiden. Der kurze Aufbewahrungszeitraum oder eine unwiderrufliche Löschung der Daten von Microsoft 365 an allen Standorten können hier zu einem ernsthaften Problem werden.
2. Aufbewahrungsrichtlinien
Jeder Microsoft 365 Benutzer in einem Unternehmen unterliegt den zentral administrierten Aufbewahrungsrichtlinien mit entsprechendem Aufbewahrungszeitraum von Dateien. Ohne ein eigenständiges Backup sind alle Daten, deren Löschung außerhalb dieses Zeitraums liegt, unwiderruflich verloren und können nicht wiederhergestellt werden. In diesem Fall spricht man von einem „Hard-Delete“.
3. Interne und externe Sicherheitsbedrohungen
Viren und Malware dringen in Computersysteme von Unternehmen ein und verursachen große Schäden, wodurch der Schutz von internen Informationen und Kundendaten schnell stark gefährdet sind. Schwerwiegende Angriffe können von den eingeschränkten Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen von Microsoft 365 aber nicht abgewendet werden. Die Lösung: regelmäßige Backups. Sie ermöglichen Ihnen den Zugriff auf eine separate und nicht infizierte Kopie Ihrer Daten und eine schnelle Wiederherstellung.
Allerdings können auch intern Mitarbeiter durch vorsätzliches oder unbeabsichtigtes Verhalten eine Bedrohung darstellen. Durch gezieltes Löschen von Dateien oder E-Mails oder sogar unwissentliches Herunterladen von infizierten Dateien gefährden Mitarbeiter und Anwender das Unternehmen. Sind aber auch hier separate Kopien aller Daten vorhanden, können Sie Ihre Daten schnell wiederherstellen.
4. Im Fall eines Rechtsverfahrens
Lassen Sie Ihre Microsoft 365-Daten von Ihren IT-Mitarbeitern oder IT-Dienstleister zusätzlich auf ihren Backup Systemen rücksichern, hosten sie diese meistens bis zu 10 Jahre. Dateien, E-Mails und Teams Nachrichten können dort jederzeit abgerufen und wiederhergestellt werden. Im Falle eines Rechtsverfahrens werden die gesuchten Daten den erforderlichen Nachweis bringen. Das gilt auch für längst gelöschte Daten. Durch das zusätzliche Backup Ihrer Microsoft 365-Daten sind Sie also in der Lage, alle Daten der letzten Jahre zu verwalten und dabei den möglichen Gesetzesvorschriften nachzukommen.
Fazit: Arbeiten Sie von überall aus.
Schützen Sie Ihre Daten von Microsoft 365.
Ob menschliches Versagen oder Fehler im System – ein unbeabsichtigter Datenverlust ist gar nicht so selten. Mit der optimalen Backup-Lösung von Ihrem IT-Dienstleister haben Sie unbegrenzten Zugriff auf Ihre Microsoft 365-Daten sowie vollständige Kontrolle und können das Risiko von einem massiven Datenverlust vermeiden.
Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie uns und machen Sie den ersten Schritt zum sicheren Arbeiten.
