Die Ausgangssituation
xpose360 ist eine der führenden Performance-Marketing-Agenturen in Deutschland. Mit rund 80 Mitarbeitern an mehreren Standorten betreut die Agentur namhafte Kunden in den Bereichen SEA, SEO, Social Ads und Affiliate-Marketing. Das Geschäft ist schnelllebig, datengetrieben und hängt davon ab, dass Teams jederzeit auf aktuelle Kampagnendaten zugreifen können.
Die Agentur wuchs in den letzten Jahren rasant — von 40 auf 80 Mitarbeiter. Der bisherige IT-Dienstleister reagierte zwar zuverlässig auf Probleme, brachte aber keine eigenen Impulse ein. Ticket auf, Problem lösen, Ticket zu. Strategische IT-Beratung oder proaktive Verbesserungsvorschläge? Fehlanzeige. Für eine Agentur, die sich selbst als innovativ positioniert, war das zu wenig.
Die Herausforderung
In einer Performance-Marketing-Agentur ist IT mehr als Infrastruktur — sie ist ein Wettbewerbsvorteil. Teams arbeiten täglich mit großen Datenmengen, dutzenden Kampagnen-Tools und Kundenplattformen. Jede Minute, in der ein System langsam läuft oder ein Zugang nicht funktioniert, kostet bares Geld — in Form von Agenturstunden, die nicht auf Kundenprojekte gebucht werden können.
xpose360 brauchte keinen Dienstleister, der nur Tickets abarbeitet. Sie brauchten einen Partner, der die Arbeitsweise einer Agentur versteht, der weiß, welche Tools Kampagnenmanager brauchen, und der proaktiv Verbesserungen vorschlägt — bevor Probleme entstehen. Einen Partner, der mitdenkt und die IT als strategischen Hebel begreift.
Was wir gemacht haben
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Umfassendes IT-Audit und Bestandsaufnahme der gesamten Infrastruktur und Toollandschaft. Wir haben nicht nur die Technik angeschaut, sondern auch mit den Teams gesprochen: Wo verliert ihr Zeit? Was nervt euch? Welche Tools fehlen euch?
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Optimierung der Cloud-Infrastruktur für schnelleren Zugriff auf Kampagnendaten und nahtloses Arbeiten zwischen Büro und Homeoffice. Performance-Engpässe bei der Arbeit mit großen Datenmengen wurden systematisch identifiziert und beseitigt.
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Einführung standardisierter Workflows für wiederkehrende Prozesse — insbesondere Onboarding neuer Mitarbeiter und Kunden-Setups. Statt jedes Mal von vorne anzufangen, läuft jetzt ein definierter Prozess ab: Accounts, Zugänge, Tools, Schulungsunterlagen — alles in einem Durchlauf erledigt.
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Proaktives IT-Management mit regelmäßigen Reviews und Verbesserungsvorschlägen aufgesetzt. Alle zwei Monate setzen wir uns mit der Geschäftsführung zusammen und besprechen: Was läuft gut? Wo gibt es Potenzial? Welche neuen Tools sollten wir evaluieren?
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Tool-Evaluierung und -Einführung neuer Lösungen für effizientere Zusammenarbeit. Wir haben unter anderem ein neues Kollaborations-Setup für die standortübergreifende Zusammenarbeit eingeführt und bestehende Tools konsolidiert, wo Überschneidungen bestanden.
Die Ergebnisse
- Proaktive IT-Betreuung statt reaktiver Problemlösung — xpose360 bekommt Verbesserungsvorschläge, bevor sie selbst nach Lösungen suchen müssen
- Neue Tools und Workflows, die das Tagesgeschäft spürbar effizienter machen
- Onboarding neuer Mitarbeiter von zwei Tagen auf einen halben Tag verkürzt durch standardisierte IT-Prozesse
- Deutlich weniger IT-bedingte Ausfallzeiten — in einer Agentur, wo jede Stunde zählt
- Ein IT-Partner, der die Agenturwelt versteht und auf Augenhöhe mitdenkt
Fazit
Für xpose360 ist IT heute kein notwendiges Übel mehr, sondern ein strategischer Vorteil. Die Agentur hat einen Partner an der Seite, der nicht wartet, bis etwas kaputt geht, sondern der aktiv mitgestaltet. Das Ergebnis: Mehr Zeit für Kundenarbeit, weniger Reibungsverluste und eine IT, die so innovativ ist wie die Agentur selbst.