Die Ausgangssituation
Digitalberatung CX berät mittelständische Unternehmen im Bereich Customer Experience — von der Strategie über die Tool-Auswahl bis zur Implementierung. Mit 25 Mitarbeitern, davon die meisten als Berater bei Kunden vor Ort oder im Homeoffice, ist die eigene IT-Infrastruktur das Rückgrat des Geschäfts. Ohne funktionierende Systeme kann kein Berater arbeiten.
Mit dem wachsenden Kundenstamm stieg der Druck auf die eigene IT. Neue Berater wurden eingestellt, Projekte liefen parallel und die Menge an Kundendaten, Präsentationen und Projektdokumenten wuchs exponentiell. Die IT-Infrastruktur war aber noch auf den Stand von vor drei Jahren — als das Team halb so groß war.
Die Herausforderung
Die Situation hatte eine gewisse Ironie: Digitalberatung CX half anderen Unternehmen bei der digitalen Transformation — doch die eigene IT war nicht auf dem Stand, den sie ihren Kunden empfahl. Tools waren fragmentiert: Zeiterfassung in einem System, Projektmanagement in einem anderen, Kundenkommunikation über E-Mail und drei verschiedene Messenger. Reporting war ein manueller Aufwand, der jeden Freitagnachmittag Stunden verschlang.
Besonders problematisch war der Umgang mit sensiblen Kundendaten. Berater speicherten Projektunterlagen teilweise lokal auf ihren Laptops. Es gab keine einheitliche Berechtigungsstruktur — wer Zugang zu welchen Kundendaten hatte, war eher Zufall als System. Für eine Beratung, die selbst Unternehmen in Sachen Digitalisierung und Datenschutz berät, war das ein unhaltbarer Zustand.
Was wir gemacht haben
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Solides IT-Fundament mit einheitlicher Cloud-Infrastruktur auf Microsoft 365 aufgebaut. Alle Berater arbeiten jetzt auf der gleichen Plattform — egal ob im Büro, beim Kunden oder im Homeoffice. Einheitliche Zugänge, zentrale Verwaltung, automatische Updates und Single Sign-On für alle relevanten Anwendungen.
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Automatisierung wiederkehrender interner Prozesse eingerichtet. Zeiterfassung, Projektreporting und Monatsberichte laufen jetzt weitgehend automatisch. Statt freitags drei Stunden mit Excel zu verbringen, generiert das System die Reports auf Knopfdruck — mit aktuellen Daten und in einheitlichem Format.
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Einheitliches Toolset für alle Berater mit standardisierten Vorlagen und Workflows ausgerollt. Jeder Berater hat die gleichen Präsentationsvorlagen, Checklisten und Projektstrukturen. Das sorgt nicht nur für Effizienz, sondern auch für ein einheitliches Auftreten beim Kunden.
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Sicherer Kundendatenzugang mit rollenbasierten Berechtigungen und vollständigem Audit-Trail implementiert. Jeder Berater sieht nur die Kundendaten, die er für sein Projekt braucht. Jeder Zugriff wird protokolliert. Beim Offboarding eines Beraters werden alle Zugänge automatisch deaktiviert.
Die Ergebnisse
- Eigene IT auf dem Niveau, das sie ihren Kunden empfehlen — die Glaubwürdigkeit in Beratungsgesprächen ist spürbar gestiegen
- Interne Prozesse deutlich schlanker — ca. 8 Stunden pro Woche weniger Verwaltungsaufwand im gesamten Team
- Berater können sich auf Kundenprojekte konzentrieren statt auf IT-Workarounds
- Automatisiertes Reporting spart dem Management rund 3 Stunden pro Woche
- Sicherer und nachvollziehbarer Umgang mit sensiblen Kundendaten — DSGVO-konform und auditfähig
Fazit
Digitalberatung CX lebt heute, was sie predigt. Die eigene IT ist ein Vorzeigeprojekt, das in Kundengesprächen als Referenz dient. Berater arbeiten effizient und sicher — egal wo sie gerade sind. Und das Management hat jederzeit den Überblick über Projekte, Auslastung und Kundendaten, ohne dafür stundenlang Reports zusammenbauen zu müssen.