Die Ausgangssituation
Die SPD betreibt ein Büro mit rund 20 Mitarbeitern. Über die Jahre war die IT organisch mitgewachsen — ein Router hier, ein neuer Rechner dort, Software-Lizenzen, die irgendwann mal jemand gekauft hatte. Ein Gesamtkonzept? Gab es nicht. Eine Dokumentation, wer welche Zugänge hat und welche Systeme wie zusammenhängen? Ebenfalls Fehlanzeige.
Der bisherige IT-Dienstleister war ein Ein-Mann-Betrieb, der nur reagierte, wenn etwas kaputt ging. Vorausschauende Wartung, Sicherheits-Updates oder strategische Beratung fanden nicht statt. Bei Problemen dauerte es oft Tage, bis eine Lösung gefunden wurde — und manchmal fiel das Problem erst auf, wenn ein Mitarbeiter sich beschwerte.
Die Herausforderung
Die bestehende IT-Infrastruktur war ein Flickenteppich aus unterschiedlichen Systemen und Generationen. Windows-Rechner mit verschiedenen Versionen, ein veralteter lokaler Server, keine einheitliche Sicherheitsstrategie und kein Backup-Konzept, das den Namen verdient hätte. E-Mails liefen über einen günstigen Hoster ohne Spam-Filter und ohne Verschlüsselung.
Besonders kritisch: Niemand in der Organisation hatte einen vollständigen Überblick über die IT-Landschaft. Passwörter standen in einer Excel-Datei auf dem Desktop. Wenn ein Mitarbeiter ging, blieben seine Zugänge oft wochenlang aktiv. Und wenn der alte IT-Dienstleister nicht erreichbar war, stand das Team bei technischen Problemen komplett alleine da.
Was wir gemacht haben
-
Vollständige Bestandsaufnahme der IT-Landschaft durchgeführt. Jedes Gerät, jede Lizenz, jede Schnittstelle, jeder Zugang erfasst und in einem zentralen System dokumentiert. Allein bei der Inventur fielen sechs ungenutzte Softwarelizenzen auf, die monatlich Geld kosteten.
-
Neues IT-Fundament mit einheitlicher Cloud-Infrastruktur auf Basis von Microsoft 365 aufgebaut. Alle Mitarbeiter arbeiten jetzt auf dem gleichen System, mit einheitlichen Zugängen, zentraler Verwaltung und automatischen Updates. Der veraltete lokale Server wurde abgelöst.
-
Moderne Sicherheitsmaßnahmen implementiert — professionelle Firewall, Endpoint Protection auf allen Endgeräten, automatisierte Backup-Strategie mit täglicher Sicherung und monatlich getestetem Wiederherstellungsplan. Passwörter werden jetzt über einen Passwort-Manager verwaltet, nicht über Excel.
-
Saubere Dokumentation aller Systeme, Zugänge und Prozesse in einem zentralen Wiki angelegt. Neues Personal kann sich innerhalb von Stunden einen Überblick verschaffen. Und wenn ein Mitarbeiter geht, gibt es einen klaren Offboarding-Prozess für die IT.
-
Laufende IT-Betreuung mit proaktivem Monitoring und festen Ansprechpartnern aufgesetzt. Wir erkennen Probleme, bevor sie die Mitarbeiter erreichen — und lösen sie oft, bevor jemand etwas merkt. Bei dringenden Anfragen reagieren wir innerhalb von zwei Stunden.
Die Ergebnisse
- Null ungeplante Ausfälle seit der Umstellung — das System läuft stabil und zuverlässig
- Reaktionszeit bei IT-Anfragen von Tagen auf unter 2 Stunden reduziert
- Vollständig dokumentierte IT-Landschaft — neue Mitarbeiter können sofort produktiv arbeiten
- Mitarbeiter arbeiten mit statt gegen die IT — die häufigsten Beschwerden sind verschwunden
- Rund 20% weniger IT-Kosten durch konsolidierte Lizenzen und einheitliche Systeme
Fazit
Für die SPD ist IT heute kein Stressfaktor mehr, sondern ein verlässlicher Begleiter. Die Organisation hat eine Infrastruktur, die dokumentiert, abgesichert und proaktiv betreut wird. Das Team kann sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt — statt sich mit IT-Problemen herumzuschlagen.