Die Kosten einer Microsoft 365 Migration liegen für mittelständische Unternehmen typischerweise zwischen wenigen hundert Euro und einem mittleren vierstelligen Betrag — abhängig von der Anzahl der Nutzer, dem Quellsystem und dem gewünschten Umfang. In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Faktoren die Kosten beeinflussen, mit welchen Beträgen du rechnen kannst und wie du bis zu 3.500 € Förderung vom Bund erhältst.
Welche Faktoren beeinflussen die Kosten?
Die Kosten einer Microsoft 365 Migration sind kein Pauschalpreis. Vier Hauptfaktoren bestimmen den Aufwand:
1. Anzahl der Nutzer
Mehr Postfächer = mehr Migrationsaufwand. Allerdings sinkt der Preis pro Nutzer bei größeren Projekten, weil die Grundaufwände (Audit, Konzept, DNS) gleich bleiben.
2. Quellsystem
Die Komplexität unterscheidet sich je nachdem, woher du migrierst:
- Hosted Exchange (1&1, IONOS): Am einfachsten — oft der günstigste Migrationspfad
- Google Workspace → Microsoft 365: Mittlerer Aufwand — Postfächer, Drive und Kalender müssen gemappt werden
- Exchange On-Premises (2013/2016/2019): Am aufwendigsten — Hybrid-Setup, öffentliche Ordner, komplexe Berechtigungen
3. Umfang: Was wird migriert?
- Nur E-Mail: Am günstigsten — Postfächer, Kontakte, Kalender
- E-Mail + Dateien: Mittlerer Aufwand — zusätzlich Fileserver → SharePoint/OneDrive
- Komplett-Migration: Am aufwendigsten — inkl. Intune (Geräteverwaltung), Conditional Access, Teams-Konfiguration, Schulungen
4. Zusatzleistungen
- Mitarbeiterschulungen (Vor-Ort oder über m365-kurs.de)
- Intune-Einrichtung für Geräteverwaltung
- Laufende IT-Betreuung nach der Migration
- Security-Hardening (MFA, Conditional Access)
Kostenbeispiele nach Unternehmensgröße
| Szenario | Nutzer | Quellsystem | Umfang | Kostenrahmen |
|---|---|---|---|---|
| Kleines Team | 10–20 | Hosted Exchange | Nur E-Mail | Wenige hundert Euro |
| Mittelständler | 30–80 | Exchange On-Prem | E-Mail + Dateien | Unterer bis mittlerer vierstelliger Bereich |
| Größeres Unternehmen | 80–250 | Exchange + Fileserver | Komplett inkl. Intune & Schulung | Mittlerer vierstelliger Bereich |
Wichtig: Diese Zahlen sind Richtwerte aus unserer Erfahrung mit über 250 Migrationsprojekten. Im kostenlosen Erstgespräch kalkulieren wir die Kosten für dein konkretes Szenario.
Versteckte Kosten, die oft vergessen werden
Die eigentliche Migration ist nur ein Teil der Rechnung. Diese Posten werden häufig übersehen:
Microsoft 365 Lizenzen: Die monatlichen Lizenzkosten (ab ca. 6 € pro Nutzer für Business Basic) laufen unabhängig von der Migration. Oft sind die neuen Lizenzen aber günstiger als der alte Hosted-Exchange-Vertrag.
Schulung: Eine Migration ohne Schulung verschenkt Potenzial. Wenn dein Team Outlook und Teams nicht richtig nutzt, war die Migration nur ein Umzug — keine Verbesserung.
Nachbetreuung: In den ersten 2–4 Wochen nach der Migration tauchen erfahrungsgemäß Fragen auf. Wer hier keinen Support einplant, riskiert Frust im Team.
Opportunitätskosten des Nicht-Migrierens: Veraltete On-Premises-Server kosten Wartung, Hardware-Erneuerung und Sicherheitsrisiken. Oft ist die Migration langfristig günstiger als der Status quo.
BAFA-Förderung: Bis zu 3.500 € Zuschuss
Gute Nachrichten: Die strategische Beratung rund um deine Migration ist BAFA-förderfähig. Das bedeutet:
- Bis zu 3.500 € Zuschuss vom Bund für die IT-Beratung
- Förderfähig: IT-Audit, Konzept und Planung
- Für KMU mit Sitz in Deutschland
- Wir sind registriertes Beratungsunternehmen im BAFA-Programm
Das kann einen erheblichen Teil der Beratungskosten abdecken. Im Erstgespräch prüfen wir, ob dein Unternehmen förderfähig ist.
Was ist im Preis bei tprime enthalten?
Bei uns bekommst du kein Stückwerk, sondern einen durchdachten Prozess:
- IT-Audit & Bestandsaufnahme — Analyse deiner aktuellen Umgebung
- Migrationskonzept — Detaillierter Plan mit Zeitrahmen und Rollback-Strategie
- Pilotmigration — Testlauf mit 5–10 Nutzern
- Hauptmigration — Im laufenden Betrieb, ohne Ausfallzeiten
- Schulung — Workshops + Zugang zu m365-kurs.de
- Nachbetreuung — Support-Zeitraum für Fragen nach der Migration
Mehr zu unserem Ablauf findest du auf unserer Microsoft 365 Migration Seite.
Häufige Fragen zu den Kosten
Lohnt sich eine Microsoft 365 Migration finanziell?
In der Regel ja. Die meisten unserer Kunden sparen langfristig durch wegfallende Server-Hardware, reduzierte Wartungskosten und höhere Produktivität. Dazu kommen Vorteile wie ortsunabhängiges Arbeiten und bessere Zusammenarbeit.
Welche laufenden Kosten entstehen nach der Migration?
Die Microsoft 365 Lizenzkosten (ab ca. 6 € pro Nutzer/Monat für Business Basic, ca. 12,50 € für Business Standard). Dazu optional laufende IT-Betreuung. Die Lizenzkosten ersetzen in der Regel die bisherigen Hosting- oder Server-Kosten.
Kann man schrittweise migrieren, um Kosten zu verteilen?
Ja, das ist sogar unser Standard-Ansatz. Wir migrieren in Batches — erst eine Pilotgruppe, dann weitere Teams. So verteilen sich die Kosten und das Risiko.
Gibt es versteckte Kosten bei der Migration?
Bei uns nicht. Wir erstellen ein transparentes Angebot mit allen Posten. Die häufigsten „versteckten” Kosten bei anderen Anbietern sind fehlende Schulung, keine Nachbetreuung und unerwartete Lizenz-Upgrades.
Fazit
Die Kosten einer Microsoft 365 Migration sind überschaubar und kalkulierbar — vor allem im Vergleich zu den laufenden Kosten veralteter Systeme. Mit BAFA-Förderung reduzierst du die Investition zusätzlich.
Lass uns im kostenlosen Erstgespräch die Kosten für dein Unternehmen kalkulieren — transparent, unverbindlich, in 30 Minuten.
