Du hast Tools, du hast Software, du hast Lizenzen — aber irgendwie fühlt sich alles noch umständlich an? Dann liegt das Problem nicht an der Technik. Es liegt an den Prozessen dahinter.
Viele Unternehmen digitalisieren ihre bestehenden Abläufe 1:1 — und wundern sich, warum es nicht schneller wird. Aber einen schlechten Prozess digital zu machen, ergibt nur einen schnelleren schlechten Prozess. Was du brauchst: Digitale Prozesse, die von Grund auf optimiert sind.
Woran du erkennst, dass deine Prozesse optimiert werden müssen
Die Warnsignale sind oft subtil:
- Medienbrüche: Informationen werden ausgedruckt, um sie an anderer Stelle wieder einzutippen
- E-Mail-Ping-Pong: Freigaben, die über 5 Mailverteiler laufen statt über einen Workflow
- Manuelle Dateneingabe: Dieselben Daten werden in 3 verschiedenen Systemen gepflegt
- Unsichtbare Wartezeiten: Vorgänge liegen tagelang in Postfächern, weil niemand weiß, wer dran ist
- Keiner weiß, wo was ist: Dateien auf lokalen Laufwerken, in E-Mails, in der Cloud — überall und nirgends
- Wissensmonopole: Nur eine Person kennt den Prozess — und die ist gerade im Urlaub
In 5 Schritten zu besseren Prozessen
Schritt 1: Ist-Zustand aufnehmen (Process Mapping)
Du kannst nicht optimieren, was du nicht verstehst. Nimm deine wichtigsten Prozesse auf:
Einfache Methode — Post-it-Mapping:
- Lade die beteiligten Mitarbeitenden ein
- Jeder Schritt im Prozess kommt auf ein Post-it
- Klebe sie an die Wand — in der richtigen Reihenfolge
- Markiere: Wo gibt es Wartezeiten? Wo Medienbrüche? Wo Doppelarbeit?
Digitale Methode:
- Microsoft Visio oder Miro für Prozessdiagramme
- BPMN-Notation für komplexere Abläufe
- Die Darstellung muss nicht perfekt sein — Hauptsache, sie existiert
Schritt 2: Engpässe und Verschwendung identifizieren
Suche gezielt nach:
| Verschwendungstyp | Beispiel |
|---|---|
| Wartezeiten | Rechnung liegt 3 Tage zur Freigabe |
| Doppelarbeit | Daten in CRM und Excel pflegen |
| Medienbrüche | Ausdruck → Unterschrift → Scan → Upload |
| Überproduktion | Reports, die niemand liest |
| Transport | Dateien per USB-Stick zum Kollegen tragen |
| Fehler | Falsche Daten durch Copy-Paste |
Schritt 3: Soll-Prozess entwerfen
Jetzt wird es kreativ. Für jeden Engpass fragst du:
- Eliminieren: Brauchen wir diesen Schritt überhaupt?
- Vereinfachen: Geht das mit weniger Aufwand?
- Automatisieren: Kann ein Workflow-Tool das übernehmen?
- Digitalisieren: Kann der Medienbruch durch ein digitales Tool entfallen?
Beispiel Rechnungsfreigabe:
Vorher: Rechnung per Mail → Ausdrucken → Zum Chef → Unterschrift → Scannen → An Buchhaltung → Manuelle Buchung
Nachher: Rechnung digital eingehend → Automatische Erkennung → Freigabe-Workflow in Teams → Automatische Buchung → Archivierung in SharePoint
Von 7 Schritten auf 2 manuelle Eingriffe.
Schritt 4: Die richtigen Tools wählen
Das Tool folgt dem Prozess — nicht umgekehrt. Typische Tools für typische Aufgaben:
Dokumentenmanagement:
- Microsoft SharePoint + OneDrive für Dateiablage und Zusammenarbeit
- Docuware oder d.velop für DMS mit Workflow-Engine
Workflow und Freigaben:
- Microsoft Power Automate für Genehmigungs-Workflows
- Microsoft Forms + Power Automate für Formularprozesse
Projektmanagement:
- Microsoft Planner für einfache Aufgabenverwaltung
- Asana oder Monday für komplexere Projekte
Kommunikation:
- Microsoft Teams als zentrale Plattform
- Kanäle statt E-Mails für wiederkehrende Abstimmungen
Schritt 5: Change Management — Menschen mitnehmen
Der beste Prozess scheitert, wenn die Mitarbeitenden nicht mitziehen. Change Management bedeutet:
- Frühzeitig kommunizieren: Warum verändern wir das? Was wird besser?
- Betroffene einbinden: Wer den Prozess täglich lebt, weiß am besten, wo es hakt
- Pilotphase: Erst mit einem Team testen, dann ausrollen
- Schulung: Nicht nur das Tool erklären, sondern den neuen Prozess
- Quick Wins feiern: Erste Erfolge sichtbar machen, um Akzeptanz zu stärken
- Feedback-Kanal: Nach dem Rollout weiter zuhören und nachjustieren
Häufige Fehler bei der Prozessoptimierung
- Tool-first statt Problem-first: Erst ein Tool kaufen und dann nach einem Einsatzzweck suchen
- Alles auf einmal: 20 Prozesse gleichzeitig digitalisieren wollen
- IT-Silo: Nur die IT kümmert sich — ohne die Fachabteilungen einzubinden
- Kein Monitoring: Optimierte Prozesse nie wieder anschauen
- Perfektionismus: Auf die perfekte Lösung warten statt mit 80 % starten
Wo du anfangen solltest
Such dir einen Prozess aus, der:
- Viele Mitarbeitende betrifft
- Offensichtlich Reibungsverluste hat
- Nicht zu komplex ist
Typische Starter-Projekte:
- Rechnungseingang und -freigabe
- Urlaubsantrag und Genehmigung
- Onboarding neuer Mitarbeitender
- Projektdokumentation und -übergabe
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